Phân loại tài liệu là gì? Vai trò của phân loại tài liệu

Khái niệm phân loại tài liệu:

            Phân loại tài liệu là sự phân chia sắp xếp tài liệu thành từng loại nhất định, phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu phân loại  này có thể đơn giản hay phức tạp còn tùy thuộc vào nội dung và những vấn đề mà tài liệu đề cập.

            Đối tượng của phân loại tài liệu là tài liệu.

Vai trò của phân loại tài liệu:

            Phân loại tài liệu là một khâu xử lý nội dung nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức bộ máy tra cứu theo phân loại, biên soạn thư mục, tổ chức kho mở, phục vụ cho việc tìm tin. Nhiều nhà thư viện học khẳng định: “Cơ sở của thư viện là sách, nền tảng của nghề thư viện là phân loại”. Phân loại tài liệu giúp cán bộ thư viện xây dựng và tổ chức thư viện có hệ thống.

            Phân loại tài liệu giúp ta tổ chức các phương tiện tra cứu theo phân loại bằng mục lục phân loại và các Cơ sở dữ liệu.

            Ngày nay, việc tự động hóa trong hoạt động Thông tin và Thư viện bằng việc sử dụng các cơ sở dữ liệu, kí hiệu phân loại là một trường cơ bản trong cấu trúc cơ sở dữ liệu. Trên cơ sở cập nhật file đảo, kí hiệu phân loại là dấu hiệu quan trọng để tra tìm, truy cập thông tin và tài liệu trong cơ sở dữ liệu.

            Trong việc xếp kho tài liệu, đặc biệt là kho mở, việc sắp xếp tài liệu trên giá theo phân loại rất thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm và quản lý kho sách. Bạn đọc có cơ hội tiếp xúc với nhiều tài liệu đề cập tới cùng một vấn đề, lĩnh vực, môn ngành khoa học mình quan tâm, vì xếp kho theo phân loại là xếp tài liệu theo các ngành khoa học của một bảng phân loại cụ thể.

            Phân loại tài liệu còn được ứng dụng trong việc tổ chức, tạo lập, sắp xếp các đề mục trong bản thư mục hoặc sắp xếp các kho tài liệu của cơ quan xuất bản, hiệu sách, triển lãm sách, biên soạn thư mục đặc biệt là thư mục thông báo sách mới…

            Phân loại tài liệu tạo nên các phương tiện tra cứu theo phân loại, góp phần xây dựng ngôn ngữ tìm tin giúp tra tìm tài liệu theo môn ngành tri thức trong mục lục truyền thống cũng như mục lục điện tử. Việc tổ chức kho mở theo phân loại đã đáp ứng nhu cầu tìm tin rộng hoặc hẹp theo lĩnh vực bạn đọc quan tâm. Có thể tìm các tài liệu cụ thể hơn bằng các tìm từ các lơp phân chia lớn đến các lớp phân chia chi tiết của kí hiệu phân loại.

            Trong việc tìm tin theo kí hiệu phân loại, ta có được kết quả đầy đủ và chính xác nhất.

Trong biên mục tập trung và biên mục tại nguồn, kí hiệu phân loại góp phần thống nhất và chuẩn hóa mặt xử lý nghiệp vụ.